Prozessportal

Durch mehr Transparenz zu mehr Effizienz

Um interne Prozesse transparenter zu gestalten, baut die HTW Berlin ein wikibasiertes Prozessportal auf. So können wichtige Arbeitsabläufe an der Hochschule dokumentiert werden. Solche Standardprozesse sind in Studium und Lehre von Nutzen, wenn z.B. ein neuer Studiengang eingerichtet wird oder Berufungsverfahren anstehen. Auch für Forschung und Verwaltung können Prozesse modelliert werden, sei es die Einstellung von Drittmittelpersonal oder die Beantragung einer Dienstreise. Im Prozessportal werden die von den Prozessverantwortlichen definierten Abläufe und Zuständigkeiten leicht verständlich dargestellt.

Wie funktioniert das Prozessportal?

Die betreffenden Hochschulprozesse werden im Verwaltungswiki der HTW Berlin verortet und dort mit dem Gliffy Confluence Plugin grafisch aufbereitet; zugehörige Dokumente werden über Links direkt in den Prozess eingebunden und im Portal abgelegt. Eine alphabetische Prozessliste und eine Prozesslandkarte ermöglichen eine schnelle und strukturierte Übersicht über alle Prozesse. Damit fällt auch das zielgerichtete Suchen eines Prozesses leichter.

Beispiel: Prozess "Arbeits- und Studienunfälle anzeigen"

Das Prozessmodell für Arbeits- und Studienunfälle

Der Modellierstandard der HTW Berlin verwendet verschiedene Standardsymbole — grüne Rechteckfelder für Aktivitäten, orange Rautenfelder für Entscheidungen und weiße Felder (mit Link unterlegt) für Formulare und Dokumente. Alle Felder sind durch Pfeile gemäß der Abläufe miteinander verbunden. Jeder Prozess beginnt mit einem Startereignis (hier: Arbeits- oder Studienunfall hat sich ereignet) und endet mit einem Endereignis bzw. einer Schlussaktivität (hier: Formular am PC ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben und per Post an den Sicherheitsingenieur der HTW Berlin senden). Horizontal verlaufende "Swimlanes" visualisieren die Beteiligtenebenen, die an dem Prozess beteiligt sind.

Wer hat Zugriff auf das Prozessportal?

Das Prozessportal wird im Verwaltungswiki eingerichtet, in das sich alle fest beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HTW Berlin mit ihrem HTW-Account einloggen können. Je nachdem, um welchen Prozess es sich handelt, bestehen aber u.U. Zugriffsbeschränkungen.