Hinweise zur Aufzeichnung von Online Meetings

Hier finden Sie Hinweise für Lehrende zur Aufzeichnung von Webkonferenzen in der Lehre an der HTW Berlin mittels BigBlueButton und Zoom.

Um Online-Lehre allen Studierenden zugänglich zu machen und um den Lernstoff wiederholen zu können, bietet es sich an Online-meetings aufzuzeichnen. Hierbei können personenbezogene Daten (Bild-, Video- und / oder Textdaten) der Studierenden im Videoformat aufgezeichnet werden. Beachten Sie deshalb bitte, dass Aufzeichnungen datenschutzrechtlichen Anforderungen unterliegen, die im Vorfeld der Aufzeichnung geregelt werden müssen. Ansonsten kann dies zu (meldepflichtigen) Datenschutzvorfällen führen. Grundsätzlich sind die Lehrenden für die datenschutzgerechte Gestaltung ihrer Lehre verantwortlich. Kommt es zu Datenschutzvorfällen, werden diese der HTW Berlin zugerechnet, da die Hochschule den Lehrbetrieb verantwortet.

Daher wird nachfolgend aufgezeigt, wie Sie die Aufzeichnungsfunktion datenschutzgerecht nutzen können.

Bitte beachten Sie hierzu unbedingt die Ergänzende Datenschutzerklärung zur Aufzeichnung von Online Meetings

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Aufzeichnung von Lehrveranstaltungen

Es ist organisatorisch schwierig, für die Aufzeichnung von Lehrveranstaltungen im Vorhinein eine Einwilligung von allen Teilnehmenden zu erhalten. Daher müssen Sie bitte sicherstellen, dass keine personenbezogenen Daten der Studierenden in der Aufzeichnung enthalten sind. Das heißt, dass Sie nur innerhalb von Aufzeichnungspausen mit den Studierenden interagieren können.

Möchten Sie aus didaktischen und fachlichen Gründen den öffentlichen Chat benutzen, benötigen Sie die Einwilligung der Studierenden. Die Einwilligung kann durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen (Benutzung des öffentlichen Chats), nachdem den Studierenden alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt wurden. Das können Sie über Moodle machen und dann in der aufgezeichneten Veranstaltung ausdrücklich nach der Zustimmung fragen.

Unter dem Punkt Nutzung der Aufzeichnungsfunktion ohne Einwilligung der Studierenden ist detailliert beschrieben, wie Sie datenschutzkonform Lehrveranstaltungen aufzeichnen können, ohne dass personenbezogene Daten der Studierenden in der Aufzeichnung enthalten sind.

Ihre eigene Einwilligung gilt als erteilt, wenn Sie selbst die Aufzeichnungsfunktion in Kenntnis der Datenschutzerklärung nutzen.

Aufzeichnung mündlicher Prüfungen

Für die Aufzeichnung mündlicher Prüfungen müssen personenbezogene Daten der Studierenden aufgezeichnet werden, so dass ihre Einwilligung erforderlich ist. Die Einwilligung kann durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen, nachdem dem Prüfling alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt wurden. Das können Sie über Moodle machen und dann in der aufgezeichneten mündlichen Prüfung ausdrücklich nach der Zustimmung fragen. Unter dem Punkt Nutzung der Aufzeichnungsfunktion mit Einwilligung der Studierenden ist das Vorgehen ausführlich beschrieben.

Nutzung der Aufzeichnungsfunktion ohne Einwilligung der Studierenden

Prozessvorschlag zur Nutzung der Aufzeichnungsfunktion für Lehrveranstaltungen ohne Einwilligung der Studierenden:

  1. Anlegen eines Konferenzraums
  2. Start des Konferenzraumes
  3. Begrüßen der Studierenden: Ablauf der Lehrveranstaltung bzw. Aufzeichnung darlegen z.B. mit Pausen für Diskussion, die nicht aufgezeichnet werden.
  4. Teilnehmerrechte einschränken
  5. Aufzeichnung starten
  6. Ggf. Aufzeichnung unterbrechen für Diskussionen etc.
    1. Teilnehmerrechte wieder aktivieren
    2. Ende der Unterbrechung
    3. Teilnehmerrechte wieder deaktivieren
    4. Ggf. Löschen des öffentlichen Chatverlaufs
    5. Aufzeichnung wieder starten
  7. Konferenz beenden
  8. Kontrollieren Sie, ob in der Aufzeichnung Namen oder Wortbeiträge der Teilnehmenden zu sehen oder hören sind, die nicht enthalten sein dürfen.
  9. Danach können Sie die Aufzeichnung den Studierenden zur Verfügung stellen.

Nutzung der Aufzeichnungsfunktion mit Einwilligung der Studierenden

Prozessvorschlag zur Nutzung der Aufzeichnungsfunktion für mündliche Prüfungen und Lehrveranstaltungen unter Nutzung der öffentlichen Chatfunktion mit der Einwilligung der Studierenden:

1) Im Vorfeld der Aufzeichnung
Informieren Sie bereits in der Einladung zur mündlichen Prüfung bzw. der Lehrveranstaltung über die geplante Aufzeichnung und geben Sie den Zweck der Aufzeichnung an. Holen Sie sich eine informierte Einwilligung der Studierenden ein. Ein Vorschlag zur Formulierung finden Sie hier. Das Einholen der Einwilligung kann durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen, nachdem alle relevanten Informationen (Einwilligungstext + Datenschutzerklärung) den Studierenden zur Verfügung gestellt wurden. Die Einwilligung sollte unbedingt dokumentiert sein. Dafür können Sie die Aufzeichnungsfunktion nutzen und den Prüfling zu Beginn der Prüfung ausdrücklich fragen, ob er/sie mit der Aufzeichnung einverstanden ist.

Bei Lehrveranstaltungen unter Nutzung des öffentlichen Chats gilt die Einwilligung als erteilt, wenn der Chat durch Studierende schreibend genutzt wird.

Weisen Sie in der Einladung darauf hin, dass Studierenden, die eine Aufzeichnung ablehnen, keine Nachteile entstehen und wie Sie dies sicherstellen wollen.

2) Nach der Aufzeichnung
Sollten Studierende von ihren Rechten nach der DSGVO (z.B. Widerruf der Einwilligung, Löschung, Änderung, Berichtigung, Datenübertragbarkeit) Gebrauch machen, binden Sie bitte den Datenschutzbeauftragen ein. Dieser unterstützt Sie bei deren Geltendmachung. Die Aufzeichnung einer Prüfung darf nur für den Fall zugänglich gemacht werden, dass es Gesprächsbedarf über den Verlauf der Prüfung gibt.

Muster-Einwilligung bei Nutzung der Aufzeichnungsfunktion

Hier finden Sie eine Muster-Einwilligung bei Nutzung der Aufzeichnungsfunktion.