ID 105/2023 - Veranstaltungskoordinator_in

Abteilung Technische Dienste / Team Organisation | Entgeltgruppe 8 | Vollzeit | unbefristet

An der HTW Berlin finden jährlich etwa 300 große und kleine Events statt. Die ATD unterstützt die Veranstalter_innen bei deren Vor- und Nachbereitung und sucht dafür Unterstützung.

Das werden Ihre Aufgaben sein

  • Beratung von internen und externen Veranstalter_innen zu deren Veranstaltungsanfragen
  • Organisation zur Vorbereitung von Veranstaltungen, wie z.B. Abstimmung mit der Veranstaltungsleitung und internen Schnittstellen, Dokumentation der Vorgänge, Angebots- und Rechnungserstellung, Equipmentbereitstellung und Lagerhaltung, Beschaffung für Veranstaltungsservice
  • Unterstützung bei der Durchführung hochschulinterner sowie externer Veranstaltungen an der HTW Berlin, unter anderem Einweisung der Veranstaltungsverantwortlichen in die örtlichen Gegebenheiten, Rechte und Pflichten; Aufbau und Rückbau der Möblierung; Bereitstellung von Equipment
  • Erarbeiten grundlegender Regeln, Dokumentation und Berichtswesen für den Bereich Veranstaltungsservice der HTW Berlin, wie z.B. Überlassungsbedingungen, Entgeltordnung; Informationsbereitstellung zum Veranstaltungsservice im Intranet und auf der Website; (Weiter-)Entwicklung von (Online-)Formularen

Das sollte Ihr Profil sein

  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten handwerklichen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf sowie mehrjährige einschlägige Berufserfahrungen
  • Kenntnisse von Gesetzen und Regelungen im Veranstaltungsrecht
  • Bestens vertraut im Umgang mit MS Office Anwendungen, Internet/ E-Mail Systemen; hohe Affinität zu Arbeit am PC mit aufgabenbezogener Software
  • eigenständige planvolle, systematische und sorgfältige Arbeitsweise
  • Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie Kontaktstärke, hervorragendes Kommunikations- und Kooperationsverhalten, Teamfähigkeit
  • Fähigkeit Gender- und Diversityaspekte im Aufgabengebiet zu berücksichtigen und zu integrieren
  • Erfahrungen im Umgang mit Audio-, Streaming- und  Videotechnik, Basiswissen zu Elektrotechnik sind von Vorteil

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Gerne beantworten wir Ihre Fragen: Bewerbung-Personal@htw-berlin.de.